الرقمنة (أي التحويل إلى صياغة رقمية) (بالإنجليزية digitization): هي عملية تبديل الهاردوير الإلكتروني و الإشارات التماثلية بهاردوير الإلكتروني وإشارات رقمية، و تمثيل الصور والملفات الغير رقمية مسبقاً (بعد إدخالها في نظام رقمي) بـاِستخدام مجموعة متقطعة مكونة من نقاط منفصلة حين معالجتها.
وتعني أيضا التحول في الأساليب التقليدية المعهود بها إلى نظم الحفظ الإلكترونية، هذا التحول يستدعي التعرف على كل الطرق والأساليب القائمة واختيار ما يتناسب مع البيئة الطالبة لهذا التحول. والتحول إلى الرقمية ليس صيحة تموت بمرور الزمن، بل أصبح أمرا ضروريا لحل كثير من المشكلات المعاصرة من أهمها القضاء علي الروتين الحكومي وتعقد الإجراءات في ظل التوجه إلى الحكومة الإلكترونية وبخاصّة الوظائف المدعومة بشبكات الحواسيب، وكذلك القضاء على مشاكل التكدس وصعوبة الاسترجاع.
التحول الرقمي هو إستخدام التكنولوجيا لتحسين الأداء بشكل جذري أو الوصول إليه في الأعمال التجارية التي تم تحويلها رقميًا ، يتطلب التحول الرقمي من المنظمة التعامل بشكل أفضل مع التغيير بشكل عام و أساسي.
الحكومة الإلكترونية:
هو نظام حديث تتبناه الحكومات باستخدام الشبكة العنكبوتية العالمية والإنترنت في ربط مؤسساتها بعضها ببعض، وربط مختلف خدماتها بالمؤسسات الخاصة والجمهور عموما، ووضع المعلومة في متناول الأفراد وذلك لخلق علاقة شفافة تتصف بالسرعة والدقة تهدف للارتقاء بجودة الأداء.
خصائص الحكومة الالكترونية:
1-تجميع كافة الأنشطة و الخدمات المعلوماتية في موقع الحكومة الرسمي علىالأنترنت.
2-تحقيق سرعة التنسيق والإنجاز بين كل الدوائر الحكومية.
3-اتصال دائم بالمواطنين.وتحقق للمواطنين الشعور بالامان تجاه حكومتهم بانهم يوفرون لهم كافه احتياجتهم ومتطلباتهم وبالتالي تزود من ثقه المواطنين بحكومتهم.
4-القدرة على تأمين كافة الاحتياجات الاستعلاميةو الخدمية للمواطن.
5-تقليل الاعتماد على العمل الورقي في المعاملات الحكومية.
6-المرونة في التعامل مع المواطنين.
7-كسر الحواجزالجغرافية بين المواطن والحكومة.
ليس من السهل إقامة حكومة إلكترونية، لذلك يجب أن تكون هناك مبررات للجهد والوقت والمال المبذول، فيما يلي نستعرض بعض الفوائد المرجوة :
1-زيادة الفعالية عن طريق تنفيذ الأعمال بانسيابية:
إن استخدام نظم تقنية المعلومات يقلل عدد الخطوات في الروتين المطلوب لتنفيذ الأعمال، ويحوّل الوظائف اليدوية إلى تلقائية، كما أنه يقلل من استخدام الورق وتنقل المعاملات بين الموظفين.
2-تحسين الاتصالات الداخلية:
إن استخدام تكنولوجيا الاتصال داخل الحكومة يجعل نقل المعلومات الدقيقة في الوقت المناسب للشخص المناسب يتم بكل سهولة ويسر. ويعد البريد الإلكتروني من الوسائل المفيدة في نقل المعلومات والوثائق وتوزيعها بدلا من طباعتها وتوزيعها بالطريقة الاعتيادية.
3-تقديم خدمات أفضل للمستفيدين:
يمكن للتكنولوجيا أن تحسن طريقة خدمة المواطنين بتوفير الوصول إلى المعلومات بطريقة الخدمة الذاتية من خلال الإنترنت أو أنظمة الهاتف الآلية حتى خارج أوقات الدوام الرسمية. كما يمكن للحكومة الإلكترونية أتمتة الردود على طلبات الحصول على التراخيص أو المعلومات، لكي يتم توفير الوقت والطاقة للموظفين لأجل تقديم خدمات أفضل لأولئك المراجعين الذين يتصلون مباشرة أو يحضرون بأنفسهم لإنجاز بعض الأعمال الاستثنائية.
4-الوفاء بمتطلبات المواطنين و توقعاتهم:
إن المجتمعات الحديثة تتجه للحياة بطريقة إلكترونية، بل إن الكثير من المواطنين وأصحاب الأعمال يعملون حاليًا بطريقة إلكترونية، وليست هي إلا مسألة وقت حتى نرى ذلك ينطبق على دوائر الحكومة. وحينما تقدم الحكومات المجاورة خدماتها إلكترونيًا فإن المواطنين وأصحاب الأعمال سيلاحظون ذلك، وسيتطلعون لأن يروا حكومتهم تقوم بالعمل ذاته.
5-الإعلام و الترويج للإنجازات:
إن تقديم معلومات وخدمات إلكترونية يمكن أن يساعد في جذب المواطنين والمستثمرين الجدد الذين يتطلعون للفرص المناسبة. وتقدم الحكومة الإلكترونية وسيلة إعلامية مباشرة جنبًا إلى جنب مع الصحف والإذاعة التلفيزيونية للترويج لأعمال الحكومة.
أهداف الحكومة الإلكترونية:
1-رفع مستوى الكفاءة والفعالية للعمليات والإجراءات داخل القطاع الحكومي وذلك عن طريق:
-تحسين مستوى الكفاءة في استخدام وتوظيف تقنيات المعلومات.
-تقليل الوقت المستغرق في أداء الإجراءات ضمن كل إدارة.
-الاستفادة من التجارب المثلى في أداء الأعمال.
-الدقة في إنجاز الوظائف المختلفة.
2-تقليل التكاليف الحكومية وذلك عن طريق:
-تحسين وتطوير وهندسة إجراءات الأعمال.
-تسهيل تدفق وسريان الأعمال بشفافية وسهولة عالية.
-تقليل الإجراءات والمعلومات المكررة ضمن سلاسل حلقات الأعمال.
-تشجيع الوحدة والتكامل والتبادل الآني للبيانات.
3-رفع مستوى رضا المستفيدين عن الخدمات التي تقدم لهم وذلك عن طريق:
-تسهيل استخدام الخدمات الحكومية.
-تقليل الوقت المستغرق في حصول المستفيد على الخدمة التي يحتاج إليها.
-تقديم بيانات دقيقة وفي الوقت المناسب حسب الحاجة.
4-مساندة برامج التطوير الاقتصادي وذلك عن طريق:
-تسهيل التعاملات بين القطاعات الحكومية وقطاعات الأعمال.
-تقليل تكاليف التنسيق والمتابعة المستمرة.
-زيادة الفرص الوظيفية.
-زيادة العوائد الربحية للتعاملات الحكومية مع قطاعات الأعمال.
-فتح فرص استثمارية جديدة خاصة بقطاع المعلومات.
-تحقيق درجة عالية من التكامل بين المشاريع الحكومية والقطاعات الخاصة فيما يخدم الاقتصاد الوطني.